كامپيوتر » نرم افزار

اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب پیوند

سازمان الکترونیک پیوند، یک سیستم جامع یکپاچه جهت مکانیزه کردن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد سازمان می باشد و مستقل از سکو است.این سیستم مبتنی بر تکنولوژی متن باز LAMP می باشد. سازمان الکترونیک پیوند شامل زیر سیستم های گردش مکاتبات، فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز و آرشیو اسناد می باشد. با استفاده از اتوماسیون اداری پیوند، دیگر نیازی به نگهداری حجم زیادی از کاغذ نمی باشد و بسیاری از روال های طولانی را می تواند با مدیریت درست اصلاح و بهبود بخشید. با استفاده از سامانه فرم ساز، می توان بسیاری از فرم های معمول و مرسوم در سازمانها، نظیر فرمهای مرخصی و ماموریت را مطابق با نظر راهبر سیستم سازمان طراحی و پیاده سازی نموده و با تعریف روال گردش مربوط به آن در سازمان، از طریق سیستم گردش مکاتبات آن را به گردش در آورد و خودکار نمود.

امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری

نامه های وارده: یکی از وظایف اصلی دبیرخانه ها، ثبت و توزیع نامه های وارده می باشد. با استفاده از این سیستم کاربر دبیرخانه می تواند انواع مختلف نامه های وارده مانند فکس، تلگرام، یادداشت، حکم و... همراه با جزئیات آنها را در سیستم ثبت و نگهداری کند و همچنین جهت اقدام آنها را به کارتابل افراد مختلف ارسال نماید.

نامه های صادره: روال مربوط به ارسال یک نامه به خارج از دبیرخانه را می توان در این سیستم پیگیری نمود. این روال شامل ایجاد پیشنویس، تصحیح مکرر آن تا مرحله ی نهایی (امکان ارجاع تا تأیید پیشنویس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبیرخانه و چاپ نامه ی نهایی می باشد.

مکاتبات داخلی: کاربران مرتبط دبیرخانه های مختلف از این امکان جهت ارسال نامه های داخلی خود بدون احتیاج به ثبت در دبیرخانه به افرادی که مجاز به ارسال نامه برای آنها هستند، می توانند استفاده کنند.

کارتابل: هر کاربر در این سیستم ممکن است چندین سمت داشته باشد که کاربر به ازای هر کدام از این سمتها یک کارتابل در سیستم دارد که میتواند نامه ها و پیغام هایی که برای وی ارسال شده اند را در این کارتابل مشاهده نماید.

ارجاع: هر کاربر میتواند نامه هایی را که در اختیار دارد برای افراد دیگر ارجاع دهد. این ارجاع باید برای افراد مجاز به مکاتبه با این فرد صورت گیرد. افراد مجاز شامل افراد زیردست و یک سطح بالاتر می باشند. همچنین برای سهولت در کار کاربر میتوان با تعریف گروههای ارسال یک نامه را به گروهی از افراد مجاز ارجاع داد. در حین ارجاع مشخصاتی از جمله دستور ارجاع، تاریخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاریخ هایی جهت پیگیری، فایلهای پیوستی، تعیین مجوز نمایش سابقه برای افراد دریافت کننده ارجاع، تعیین ارجعیت نامه (عادی، فوری و آنی) و ... را می توان مشخص نمود. همچنین کسانی که دارای مجوز لازم باشند می توانند از گزینه های "ارجاع محرمانه" و همچنین "اختفاء سابقه" در مورد نامه ها و یا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمایند.

سابقه نامه: تمام ارجاعات صورت گرفته برروی یک نامه، سابقه نامه را تشکیل می دهند. سابقه را می تواند به صورت کامل و یا تنها به صورت مسیری که نامه به کاربر فعلی رسیده است مشاهده نمود. در نمایش هر یک از این ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعیت نامه در کارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده می باشند.

نایب: اگر کاربری بخواهد کاربر دیگری را مسئول اقدام برروی نامه های خاصی نماید میتواند کاربر مورد نظر را به عنوان جانشین خود تعریف کند. با تعیین خصوصیت این نامه ها عمل ارجاع به جانشین به صورت خودکار انجام میشود.

ارجاع خودکار: در این حالت نرم افزار به صورت خودکار بر اساس مشخصاتی که کاربر تعریف می کند، نامه های خاصی را به فرد دیگری جهت اقدام به صورت خودکار ارجاع می دهد.

جستجو: در حجم وسیعی از نامه ها یافتن یک نامهی خاص کار بسیار مشکلی می باشد. جستجو برروی مشخصات مختلف نامه از قبیل متن، فرستنده، گیرنده و ... امکان یافتن نامه هایی از این دست را برای کاربر فراهم می آورد.

انواع دبیرخانه: می توان انواع دبیرخانه را در این سیستم تعریف نمود. این دبیرخانه ها می توانند به یکی از صورتهای زیر با هم در ارتباط باشند.
- یک دبیرخانه مرکزی و چندین دبیرخانه محلی
- چند دبیرخانه داخلی مستقل
- چند دبیرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده

257
بازدید

آگهي هاي كامپيوتر » نرم افزار

كامپيوتر