شرکت نرم افزاری یگانه

سيستم بایگانی اسناد  يگانه

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند  در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود

چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده  نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار.

برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)

·        تاريخ و ساعت ثبت

·        شماره پرونده

·        کاربر ثبت کننده

·        کلمات کليدي و خاص

·        خلاصه موضوع سند و مدرک

·        طبقه بندي پرونده

·        امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

·        مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو

·        امکان الصاق فيلد هاي مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده

3- امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده

با فیلد های:         توضيحات

فرمت پيوست ) عکس ، فايل Word ، فيلم و ...  (

نوع سند ) قرارداد ، فتوکپي شناسنامه و ..  (

مسير نگهداري ) درصورتي که در SQL نگهداري نشود (

قابلیت ها:

·        امکان Scan تصاوير به دو فرمت Jpg و Tiff  از درون سیستم

·        امکان ويرايش تصوير در درون نرم وامكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف

·        امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

4- تعريف فرمت پيوست ها:

·        عنوان

·        پسوند فايل ها

·        امکان انتخاب اینکه فایلها  در SQL server نگهداري شود یا خیر

·        مسير و انتخاب نرم افزاري که اين نوع فايل را مي تواند ويرايش کند.

·        امکان تعريف نوع سند

·        امکان اضافه کردن فيلدهاي دلخواه کاربر به پيوست ها

·        امکان تعيين ضروري بودن يک نوع سند در یک نوع پرونده

·        ....

5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند

·         امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی

·        تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش

·        امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف

·        امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی

·        امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .

7- ارتباط با نرم افزار دبيرخانه

·        امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد

·        امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .

8-  برخی از گزار شها

·        گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد

·        گزارش از پرونده های ناقص

·        گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده

·        گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها

·        امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي

·        امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel . . .

9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار

·        تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان

·        امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا

 10- امکانات مدیریت نرم افزار

·        امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم

·        امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها

·        امكان تغيير تنظيمات پيش فرض و ظاهر سيستم براي سهولت كار

·        امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log)

·         انتقال اطلاعات حذف شده (بازيابی) از ليست اسناد در حذف شده ها  و استفاده مجدد

·        امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر

·        تهيه نسخه پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتومات